山东省法律援助业务档案管理办法

来源 : 访问次数 : 发布时间 :2017-09-08

 

山东省法律援助业务档案管理办法

 

 

第一章 总则

第一条    为规范和加强全省法律援助业务档案管理,维护法律援助业务档案真实、完整和安全,有效保护和利用法律援助业务档案,促进全省法律援助事业发展,根据《中华人民共和国档案法》、《法律援助条例》、《山东省档案条例》、《山东省法律援助条例》,结合我省实际,制定本办法。

第二条    本办法所称法律援助业务档案,是指法律援助承办人员在办理法律援助案件或者事项过程中直接形成的,具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录,是法律援助管理工作的基础和查考依据。

第三条    本办法所称的法律援助承办人员(以下简称“承办人员”),是指受法律援助机构指派或安排,办理各类法律援助案件或者事项的律师、法律援助机构工作人员、基层法律服务工作者、公证员、司法鉴定人、法律援助志愿者和其他社会组织人员。

第四条    本办法适用于山东省各级法律援助机构对法律援助业务档案的管理工作。

第五条    山东省司法厅对全省法律援助业务档案工作进行指导、监督和考核,法律援助机构对辖区内法律援助业务档案进行集中统一管理,同时接受同级档案行政管理部门及上级法律援助机构的监督和指导。

第六条    各级司法行政部门应高度重视法律援助业务档案管理工作,将其纳入本单位工作计划和年度考核,在人员、经费、用房和信息化建设等方面给予保证。

第二章  机构、人员及职责

第七条    法律援助机构应设立档案室,并明确分管领导,配备适应工作需要的专、兼职档案管理人员。

第八条    档案室负责集中统一管理本单位的法律援助业务档案,制定归档、档案保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理及离岗交接清点等制度,并加强监督、检查,保证法律援助业务档案收集齐全、整理规范、安全保管、有效利用。

第九条    档案管理人员应忠于职守,遵守纪律,定期参加档案业务知识和专业技能培训,不断提高业务素质和管理水平。

第十条    法律援助机构应保持档案管理人员相对稳定,档案管理人员在调动工作或岗位变动时应做好交接工作。档案管理人员应严格遵守国家档案法律法规,对违反有关规定的,依法追究有关人员的责任。

第三章 归档和整理

第十一条     法律援助业务档案分刑事、民事、行政、公证、司法鉴定、强制医疗、咨询、代写法律文书和其他符合规定的法律援助事项等9个属类。具体按照《山东省法律援助业务档案分类与编号规则》(附件1)执行。

第十二条     法律援助业务档案归档范围和保管期限按照《山东省法律援助业务档案归档范围和保管期限》(附件2)执行。

第十三条     法律援助业务档案由承办人员整理,由指派案件的法律援助机构档案管理部门检查,确认合格后进行归档。

第十四条     法律援助业务档案以卷为单位进行整理,具体按照《山东省法律援助业务档案整理方法》(附件3)执行。

第十五条     法律援助案件应在结案后30个工作日内整理归档,按照有关规定移交法律援助机构保管。移交时编制移交清册,经清点后签字确认。

诉讼案件以收到判决书(裁定书、调解书)之日为结案日;执行法律援助案件以收到执行终结通知书之日为结案日;非诉讼案件以收到调解书之日为结案日;公证、司法鉴定案件以收到公证书、司法鉴定意见书之日为结案日;咨询以给出咨询意见之日为结案日;代写法律文书以代写法律文书完成之日为结案日。

受援人因具有《法律援助条例》第二十三条规定的情形之一而被法律援助机构终止法律援助的,或因受援人的过错、受援人要求终止法律援助以及无需继续为其提供法律援助的,以承办法律援助事项的人员接到终止法律援助通知书之日为结案日。

符合法律援助条件、法律援助机构已经受理但无法进入法律程序的各类案件,以承办单位出具书面说明的日期为结案日。

第十六条     法律援助业务档案由承办人员所在机构定期将档案实体、档案目录、电子档案数据一并移交做出指派案件的法律援助机构。移交时编制移交清册,经清点后签字确认。

第十七条     法律援助机构应当编制案卷目录等检索工具。立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料应归入全宗卷。

第四章  保管和利用

第十八条    司法行政机关应当建设专门的法律援助业务档案用房,实现库房、办公、阅览三室分开。档案库房应配备必要的档案装具和安全保护设备,达到防火、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防有害气体、防磁等要求,库房内温湿度符合国家有关规定。

第十九条    法律援助机构应当建立人员、档案出入库登记制度,定期检查库房安全,并形成检查记录,发现问题或隐患及时报告和解决。对室藏档案每年清点核对一次,做到账物相符。对破损和载体质变档案及时修补和复制,以确保档案完整和安全。

第二十条        法律援助机构应当建立档案利用制度,完善档案查阅程序,按照有关规定提供档案信息查询服务。档案原件一般不得外借,确因工作需要外借的,按照有关程序办理手续后,可外借档案复印件。

第二十一条   档案利用人员须对档案信息保密,未经许可,严禁向外透露查阅内容。

第五章 鉴定、销毁和移交

第二十二条       法律援助机构应成立由分管领导、业务部门负责人和档案管理人员组成的档案鉴定小组,负责本单位档案鉴定工作。

第二十三条       鉴定小组对保管期满的法律援助业务档案应逐件进行鉴定,并提出继续保存或销毁的意见。对经过鉴定确认无需继续保存的,逐件编造销毁清册,到指定地点销毁。未经鉴定,任何人不得擅自销毁。

第二十四条   销毁时,由两人以上负责监销。销毁工作完成后,由监销人员和销毁人员签名或盖章。销毁清册应当归档,永久保存。

第二十五条   法律援助机构定期向同级国家综合档案馆移交档案、目录和电子数据。

第六章 附则

第二十六条   本办法由山东省司法厅、山东省档案局负责解释。

第二十七条   本办法自2016年4月1日起执行。2005年10月31日印发的鲁司[2005]107号《山东省法律援助案件档案立卷归档办法(试行)》同时废止。

 

附件:1.山东省法律援助业务档案分类与编号规则

2.山东省法律援助业务档案归档范围和保管期限

3.山东省法律援助业务档案整理方法


附件1

 

山东省法律援助业务档案分类与编号规则

 

根据法律援助业务档案内容和载体形态特点,遵循便于科学管理和利用的原则,法律援助业务档案按照属(小)类-年度进行分类,用阿拉伯数字按顺序进行编号。

一、 属(小)类及类目号

01 刑事

0101通知类刑事辩护

0102 申请类刑事辩护

0103 刑事代理

02 民事

    0201 诉讼类民事代理

    0202 非诉讼调解

    0203 仲裁

03 行政

04 公证

05 司法鉴定

06 强制医疗

07咨询

08代写法律文书

09其他法律援助事项

二、 档号编制规则

档号包括以下几个部分:

1.全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

2.法律援助业务档案类别代号:单位档案分类的一级类目代号。如文书档案01,业务档案02,……。

3.机构代号:各管理中心为分支机构和业务经办网点编制的唯一代号,格式为4位阿拉伯数字。

4.属(小)类代号:按上述属(小)类及类目号规则编制。

5.年度:业务办结年度。

6.案卷号:从0001开始顺序编号。

档号编制示例(以2015年为例):

    XXXX-02-XXXX-0201-2015-0001

 



附件2

 


法律援助档案归档范围及保管期限

 

法律援助档案归档范围

一、刑事案件

(一)通知类刑事案件,按不同的阶段归档:

1.侦查阶段

(1)公安机关通知辩护公函;

(2)法律援助机构指派通知书;

(3)权利义务及风险告知书;

(4)会见笔录;

(5)法律意见书;

(6)结案报告表;

2.审查起诉阶段

(1)人民检察院通知辩护公函;

(2)起诉意见书;

(3)法律援助机构指派通知书;

(4)权利义务及风险告知书;

(5)会见笔录;

(6)阅卷材料、案情分析;

(7)证据目录及证据材料;

(8)法律意见书;

(9)结案报告表;

3.审判阶段

(1)人民法院通知辩护公函;

(2)起诉书(上诉书、申诉书);

(3)法律援助机构指派通知书;

(4)阅卷材料、案情分析;

(5)权利义务及风险告知书;

(6)会见笔录;

(7)证据目录及证据材料;

(8)辩护词(代理词);

(9)庭审笔录;

(10)判决书(裁定书);

(11)结案报告表;

(二)强制医疗法律援助参照刑事法律援助案件(通知类)。

(三)申请类刑事法律援助案件,按不同的阶段归档:

1.侦查阶段

(1)法律援助申请审批表;

(2)申请人身份证明材料及申请代理人有代理权的证明;

(3)申请人经济状况证明;

(4)法律援助机构指派通知书;

(5)委托辩护协议;

(6)授权委托书;

(7)权利义务及风险告知书;

(8)会见笔录;

(9)法律意见书;

(10)结案报告表;

2.审查起诉阶段

(1)法律援助申请审批表;

(2)起诉意见书;

(3)申请人身份证明材料及申请代理人有代理权的证明;

(4)申请人经济状况证明;

(5)法律援助机构指派通知书;

(6)委托辩护协议;

(7)授权委托书;

(8)阅卷材料、案情分析;

(9)证据目录及证据材料;

(10)权利义务及风险告知书;

(11)会见笔录;

(12)法律意见书;

(13)结案报告表;

3.审判阶段

(1)法律援助申请审批表;

(2)申请人身份证明材料及申请代理人有代理权的证明;

(3)申请人经济状况证明;

(4)法律援助机构指派通知书;

(5)委托辩护协议;

(6)授权委托书;

(7)起诉书(上诉书、申诉书)

(8)阅卷材料、案情分析;

(9)权利义务及风险告知书;

(10)会见笔录;

(11)证据目录及证据材料;

(12)辩护词、代理词;

(13)庭审笔录;

(14)判决书(裁定书);

(15)结案报告表;

(四)民事诉讼法律援助案件

(1)法律援助申请审批表;

(2)申请人身份证明材料及申请代理人有代理权的证明;

(3)申请人经济状况证明;

(4)法律援助机构指派通知书;

(5)委托代理协议;

(6)授权委托书;

(7)证据目录及证据材料;

(8)权利义务及风险告知书;

(9)谈话笔录;

(10)民事起诉状(上诉状、答辩书、再审申请书、申诉书);

(11)代理词;

(12)庭审笔录;

(13)民事判决书(裁定书、调解书);

(14)结案报告表;

(五)行政、仲裁法律援助案件

行政、仲裁法律援助案件参照民事诉讼法律援助案件。

(六)非诉讼法律援助案件

(1)法律援助申请审批表;

(2)申请人身份证明材料及申请代理人有代理权的证明;

(3)申请人经济状况证明;

(4)法律援助机构指派通知书;

(5)委托代理协议;

(6)授权委托书;

(7)证据目录及证据材料;

(8)权利义务及风险告知书;

(9)谈话笔录;

(10)调解书;

(11)结案报告表。

(七)申请人对不予法律援助的决定提出异议,经司法行政部门审查的,还应当包括:

(1)复查申请书;

(2)不予法律援助决定书;

(3)送达回执。

(八)有正当理由,申请人要求更换法律援助人员的,还应当包括:

更换法律援助人员审批表;

(九)依照法律规定,法律援助案件终止的,还应当包括:

终止法律援助决定书;

(十)公证法律援助案件

公证法律援助案卷参照非诉讼法律援助案件。

(十一)司法鉴定法律援助案件

司法鉴定法律援助案卷参照非诉讼法律援助案件。

(十二)咨询、代写法律文书

解答法律咨询,应当进行书面记录,按照时间顺序,每月或每季度归档一次。

代写法律文书,根据工作需要,可以按照代写法律文书的案件类型,参考申请类的刑事、民事案件,一案一归档;也可以参照咨询类每月或每季度归档一次。

(十三)其他法律援助事项

符合法律援助条件、法律援助机构已经受理并作出指派,但无法进入法律程序的各类事项,在相关期限届满后30个工作日内,由承办单位出具书面说明,加盖承办单位公章并由承办人签字后,参照前款规定立卷归档。

 

法律援助事项档案保管期限

 

一、刑事案件档案

(一)具有下列情形之一的永久保管:

1.危害国家安全案件判处有期徒刑五年以上的,普通刑事案件判处十五年以上的案件;

2.能反映一定的社会历史情况并有代表性的或有重大影响或对研究法律援助工作有重大参考价值的典型案件;

3.重大涉外案件;

4.对案件的定罪量刑,援助律师有重大不同意见的案件;

5.其他需要永久保管的案件。

(二)具有下列情形之一的长期保管(五十年):

1.危害国家安全案件判处有期徒刑不满五年(包括判处拘役、管制、剥夺政治权利、免予刑事处分及缓刑);

2.普通刑事犯罪判处五年以上不满十五年有期徒刑的案件;

3.一般涉外案件;

4.其他需要长期保管的案件。

(三)具有下列情形之一的短期保管(十年):

1.犯罪判处五年以下有期徒刑或给予其他刑事处罚的案件;

2.其他需要短期保管的案件。

二、民事案件档案

(一)具有下列情形之一的永久保管:

1.房屋、土地、山林、水利(水面)等不动产权益纠纷案件;

2.反映一定社会历史情况有代表性的案件;

3.在全国、全市范围内有重大影响的案件;

4.诉讼标的在五十万元以上的案件;

5.较大的涉外案件;

6.对研究法律援助工作有重大参考价值的案件。

(二)具有下列情形之一的长期保管(五十年):

1.诉讼标的在十万元以上不满五十万元的案件;

2.一般涉外案件;

3.疑难的离婚和离婚涉及子女财产的案件;

4.赡养、抚养案件中需要长期供养生活费的案件;

5.在本地区、本市有重大影响的案件;

6.缺席判决的案件;

7.宣告失踪、死亡的案件。

8.其他需要长期保管的案件。

(三)具有下列情形之一的短期保管(十年):

1.一般民事案件;

2.其他需要短期保管的案件。

三、行政诉讼档案

(一)具有下列情形之一的永久保管:

1.当事人一方是省一级或国家部一级单位的案件;

2.在全国有重大影响的案件;

3.涉及金融、税收、工商、银行、公安等部门的典型案件;

4.其他需要永久保管的案件。

(二)具有下列情形之一的长期保管(五十年):

1.当事人一方是厅局一级单位的案件;

2.在本地区、本市有重大影响的案件;

3.其他需要长期保管的案件。

(三)具有下列情形之一的短期保管(十年):

1.一般行政诉讼案件;

2.其他需要短期保管的案件。

四、其他法律事务档案

(一)仲裁、公证、司法鉴定法律援助档案以及非诉讼案件的保管期限参照民事案件的保管期限。

(二)咨询、代写法律文书业务档案列为短期保管(五年)

(三)凡终止法律援助的业务档案,列为短期保管(五年)

(四)对于未规定保管期限的法律援助业务档案,由法律援助机构比照最相类似的规定提出保管期限的意见,并由同级司法行政机关报上级司法行政机关批准后执行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件3

 

山东省法律援助业务档案整理方法

 

第一条    法律援助档案按一案一卷、一卷一号原则按不同委托阶段立卷归档,不再区分申请审批档案和案件卷宗档案。群体性案件可以合并立卷,跨年度案件应当在办结年度立卷归档。

第二条    法律援助事项卷宗应按照案卷封面、卷内文件目录、案卷材料、备考表的顺序排列。咨询、代写法律文书等事项可以适当简化。

第三条    对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料,承办人员应将其副本或复印件入卷归档。对不能附卷归档的实物证据,承办人员可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附在卷宗后面随卷归档的录音带、录像带等音像档案,应单独存放保管,防止磁化,根据管理要求进行定期检查、复制。归档时要对归档材料进行整理、检查,如发现有破损、褪色或者字迹难以辨认的文字材料应立即进行修补或复印。

第四条    卷页大小统一为A4型纸张,大于A4型卷页要进行折叠。在剔除材料上的各种金属物体,确认案卷材料无缺失、遗漏后,按照归档顺序进行装订。

第五条    档案在装订前必须逐页进行编码。编码使用铅笔标注阿拉伯数字,两面有字的要两面编页码。页码位置正面在右上角,背面在左上角(无字页不编码)。

第六条    立卷时应当用有利于字迹长期保存的书写材料逐页填写或打印案卷封面、卷内目录、需要填写的法律援助案卷文书,填写内容要完整,字迹要整洁、清晰。

第七条    案卷装订一律使用棉线绳、三孔装订牢固或使用专门打孔装订设备

第八条    案卷排列一般以年度为单位,以结案时间确定案卷号,按顺序排放。不同形成年度或者不同保管期限的归档案卷分别装盒。

 

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